7 consigli per migliorare la gestione del tempo e aumentare la produttività aziendale

Che si lavori nell’amministrazione o nelle risorse umane di un’azienda, o come semplici dipendenti in trasferta, l’incontro-scontro con note spese, acquisti, pagamenti, anticipi e rimborsi è cosa nota e inevitabile.

I processi aziendali per la gestione delle spese portano con sé ritardi che si ripercuotono inevitabilmente sul tempo dedicato al lavoro di qualità. Dopotutto, come diceva Francesco Bacone già nel 1597, “il tempo è denaro” e perderlo in dispersivi flussi aziendali, invece che aumentare la produttività, genera l’effetto contrario.

Una fotografia della gestione del tempo e delle spese aziendali

Una delle attività che influisce maggiormente sull’organizzazione del tempo in azienda è la gestione dei pagamenti aziendali. Per indagare questo fenomeno l’Istituto Piepoli ha condotto uno studio indipendente, con un campione 300 responsabili finanziari di PMI italiane e 100 dipendenti.

Da questo studio sono emersi dati abbastanza sconcertanti:

• Le PMI italiane impiegano oltre 2 ore al mese per acquistare quello che serve all’azienda (ad esempio forniture da ufficio, software, pubblicità ecc.)
• Ogni mese un dipendente di PMI in Italia impiega in media più di 3 ore per la compilazione delle note spese (spese di viaggio, articoli acquistati per l’azienda, ecc). Addirittura il 15% del campione impiega tra le 4 e le 6 ore.

Questo tempo è ben speso? Non si potrebbe organizzare il lavoro così da ridurre tali sprechi di tempo e di denaro?

Lo scenario che emerge evidenzia l’importanza per le PMI italiane di implementare nuove tecnologie per ridurre il tempo attualmente riservato alla gestione delle spese, con un enorme potenziale in termini di semplificazione dei processi e quindi di migliore produttività aziendale.

Responsabili finanziari e gestione del tempo: quando le spese aziendali rallentano la produttività?

Analizzando la questione da vicino, si scopre che il problema dell’ organizzazione del tempo colpisce le PMI a tutti i livelli. Qualche numero aiuterà a capire meglio l’entità del problema.

• Il 53,4% dei responsabili finanziari impiega circa un’ora per acquistare qualcosa per conto della propria attività.
• Il 10% delle aziende di medie dimensioni impiega tra le 2 e le 4 ore ogni volta che è necessario effettuare una spesa.
• Un altro 10% utilizza più di 8 ore per gli acquisti aziendali.

Focalizzandoci invece sul settore in cui operano le aziende prese in considerazione, guardiamo il tempo necessario a portare a termine un acquisto aziendale:

• Imprese di costruzioni: quasi tre ore
• Aziende di noleggio, agenzie di viaggio,servizi di supporto alle imprese: media di 159 min
• Commercio: media di 154 min
• Trasporti e magazzinaggio: 143 min

E non finisce qui: il 16% dei responsabili finanziari di società di noleggio, come il 22% di quelli di agenzie di viaggio e il 20% di servizi, riferiscono di necessitare addirittura di più di una giornata lavorativa per gestire le spese aziendali.

Il nesso tra organizzazione del tempo e produttività aziendale non si limita alla fase di acquisto.

Perdite significative di tempo si verificano, anche in fase di controllo delle spese. Le PMI impiegano in media 137 minuti al mese per questo processo che arriva addirittura a durare 8 ore per il 5% degli intervistati.

Automatizzare i processi, controllare le spese in tempo reale e trasparenza sono gli aspetti indispensabili su cui lavorare per una migliore gestione del tempo e della produttività aziendale, secondo il 40% delle PMI.

Dipendenti e produttività: il problema delle note spese

I dipendenti che vanno in trasferta, che utilizzano buoni carburante, auto aziendali o semplicemente richiedono un rimborso chilometrico o di essere risarciti per un pranzo con un cliente, devono compilare la nota spese.

Nel farlo sottraggono parecchio tempo alle loro specifiche mansioni, soprattutto perché nella maggior parte delle PMI italiane esistono ancora sistemi manuali basati sulla raccolta di scontrini, moduli cartacei e fotocopie.

Non c’è da stupirsi se le note spese sono viste come tempo sprecato e fonte di stress.

Ma qual è l’impatto delle note spese i termini di tempo?

• il 55.4% dedica fino a 2 ore al mese per la compilazione di note spese
• Il 19,2% tra le 2 e le 4 ore
• Il 9,2% impiega una giornata lavorativa.

Facendo qualche calcolo si arriva ad affermare che il tempo medio investito da un dipendente italiano in un’attività che si potrebbe facilmente delegare alla tecnologia è di oltre 3 ore ogni mese.

Una situazione che viene percepita come fonte di frustrazione per la maggior parte dei lavoratori italiani delle PMI e costituisce una perdita di tempo e produttività per l’azienda.

Il 67% dichiara che vorrebbe l’apertura da parte dell’azienda a strumenti innovativi per la gestione di pagamenti e note spese, per risparmiare tempo ed evitare gli sprechi. Il 60% userebbe il tempo risparmiato per aumentare la propria produttività al lavoro.

Strumenti innovativi per la gestione dei pagamenti e delle note spese: la tecnologia migliora l’organizzazione del tempo

Allo stato attuale sembra che effettuare una spesa per conto della propria azienda produca:

• lavoro extra per il personale
• ritardi nei flussi aziendali
• inutili perdite di tempo

Non potrebbe, invece, diventare un’operazione rapida e automatica?

Esistono delle reali criticità, che possono però essere il punto di partenza per nuovi scenari. Ad esempio, vediamo l’opinione dei responsabili finanziari e dei dipendenti sull’utilizzo di strumenti innovativi per la gestione dei pagamenti e delle note spese.

Il ricorso a nuove tecnologie è accolto in modo positivo soprattutto per le possibilità che si configurano, quali:

• Riduzione di sprechi e di tempo (67%)
• Miglioramento della produttività (60%)
• Riduzione di una fonte di stress (52%)
• Maggiore positività nei confronti del le trasferte (51%)

Un ulteriore elemento di riflessione è fornito dall’81% dei responsabili finanziari intervistati, che dichiara di seguire con attenzione l’allocazione delle spese, con un conseguente lavoro di tracciamento e reportistica che, se gestito manualmente, può diventare molto oneroso.

Come migliorare la gestione del tempo e la produttività aziendale: 7 consigli

Dopo l’analisi dello scenario aziendale e dell’organizzazione del tempo è il momento di parlare di soluzioni concrete. Ecco 7 consigli per migliorare la gestione del tempo e la produttività aziendale.

1. Risparmia tempo nella rendicontazione:

Riduci o elimina il carico di fatture, scontrini e note spese da parte dei dipendenti che fanno perdere ore in rendicontazione all’amministrazione.

Qual è la soluzione? Un sistema di carte aziendali che permetta all’azienda di gestire le spese e i flussi di denaro in modo efficiente e automatico.

2. Semplifica la gestione dei rimborsi spese ai dipendenti

Riduci o elimina le occasioni in cui i dipendenti anticipano le spese per conto dell’azienda: questa pratica rende difficile la rendicontazione delle spese sostenute e spesso allunga i tempi di verifica per procedere con il rimborso spese.

Qual è la soluzione? Una dashboard che fornisca automaticamente e in tempo reale  i dettagli sulle spese dei dipendenti all’amministrazione (annotazioni e foto di scontrini/ricevute).

3. Permetti ai dipendenti di effettuare i pagamenti aziendali, tenendo tutto sotto controllo

Dai ai dipendenti la possibilità di fare acquisti senza attendere l’approvazione di una spesa prima di poterla effettuare, velocizzerai il lavoro e semplificherai la vita al tuo personale.

Qual è la soluzione? Una carta prepagata aziendale, con cui coprire le spese aziendali in modo semplice ed immediato ma controllato.

4. Permetti ai dipendenti di effettuare i pagamenti online

Evita di avere una sola carta di credito aziendale – fisica e spesso in mano all’amministratore delegato –  in questo modo i dipendenti non dovranno condividere il PIN e potranno effettuare velocemente i dovuti pagamenti, anche online.

Qual è la soluzione? Un sistema di carte aziendali prepagate individuali che assicurano autonomia, flessibilità e conseguente risparmio di tempo. Il dipendente che ne è in possesso sarà in grado di fare acquisti su e-commerce (come Amazon o eBay) e campagne pubblicitarie online (es. su Facebook e Google AdWords).

5. Tieni traccia di ricevute e scontrini delle spese effettuate dai dipendenti in modo semplice

Riduci o elimina le occasioni in cui i dipendenti devono conservare i giustificativi di spesa per ricevere i rimborsi: creano lavoro extra!  Rendono difficile la rendicontazione delle spese e generano problemi nella gestione del tempo e ritardi nei flussi aziendali per via della mole di ricevute inviate contemporaneamente a fin mese in amministrazione.

Qual è la soluzione?  Ricevi automaticamente ed in tempo reale i dettagli relativi alle spese dei dipendenti (annotazioni e foto di scontrini/ricevute).

6. Traccia / monitora / controlla in tempo reale le spese dei tuoi dipendenti

Sarebbe meglio che i dipendenti non attingano contanti da un fondo cassa o utilizzino una carta aziendale, perché si tratta di forme di pagamento non monitorabili nell’immediato e quindi potenzialmente rischiose per l’azienda.

Qual è la soluzione? Controllare in tempo reale le spese di ogni dipendente, ad esempio con una app per la contabilità.

7. Trasferisci / invia denaro ai dipendenti gratis e in tempo reale, ovunque si trovino

Il tempismo è tutto. L’anticipo di cassa fornito dall’azienda può non bastare,  è un potenziale rischio per l’azienda in quanto difficile da tracciare e le  carte di credito aziendali, non permettono il trasferimento di denaro immediato. Non dovresti mai lasciare il tuo personale in difficoltà, soprattutto se in trasferta.

Qual è la soluzione?  Esistono sistemi, come Soldo, per trasferire denaro sulla carta prepagata di un dipendente nel giro di qualche secondo.