5 nuove funzionalità per gestire end-to-end tutte le spese e i tuoi report
Questa nuova suite di funzionalità nasce per aiutarti a supervisionare meglio le tue spese e risparmiare ancora più tempo.
Potrai gestire e tenere traccia delle spese effettuate anche fuori dalla piattaforma, impostare limiti e massimali, dividere le singole transazioni, classificarle e scaricare report completi.
Le procedure manuali non funzionano: perché?
Come noto, molte aziende gestiscono le spese ancora in modo manuale, con i dipendenti che prima anticipano le spese di tasca propria, poi compilano fogli di calcolo e infine inviano le ricevute a fine mese. Un processo lento e tipicamente contraddistinto da una serie di problemi.
Errori umani – Inserendo le informazioni manualmente, gli errori aumentano: categorie sbagliate, refusi negli importi, aliquote IVA scorrette.
Ritardi nell’invio – I dipendenti tendono a procrastinare la compilazione delle note spese e obbligano i reparti amministrativi a continui solleciti per avere il quadro completo di ogni singola nota spese.
Incoerenze – La compilazione individuale e manuale non facilita il controllo del rispetto delle policy, sia per i manager approvatori sia per il reparto amministrativo.
Mancanza di trasparenza – Tutto questo si traduce nell’impossibilità per i CFO di avere piena visibilità della spesa in tutta l’azienda.
Le nostre nuove funzionalità per la gestione delle spese
Ecco in breve cinque novità per risparmiare tempo e fatica, con la flessibilità di gestione di cui hai bisogno.
1. Inserisci le spese anticipate dai dipendenti
Può capitare che i dipendenti facciano acquisti in contanti o con la loro carta personale, quando ad esempio si trovano impossibilitati ad usare la carta aziendale (taxi, mezzi pubblici, POS non funzionanti, etc.). In questi casi coordinare i diversi tipi di pagamento e gestirli su piattaforme diverse può diventare veramente complesso.
Controlla tutte le spese da un’unica piattaforma
Puoi registrare le spese effettuate con una carta Soldo ma anche con altri metodi di pagamento. Ciò significa che puoi monitorare e gestire le tue spese aziendali in un unico posto.
2. Facilita il rispetto delle policy aziendali
Le policy di spesa determinano categorie e massimali consentiti. Averle incluse in piattaforma consente ai dipendenti di risparmiare tempo (non c’è bisogno di andare alla ricerca di informazioni) e garantisce un approccio equo e coerente tra gli individui e tra i diversi team o dipartimenti. Affidarsi a processi manuali può rendere difficile ai manager trovare e seguire le regole concordate.
Crea profili di spesa allineati alla policy
Puoi impostare profili che seguono i limiti di spesa e altre eventuali restrizioni. Evidenzia istantaneamente le transazioni non in linea con le regole aziendali e scarica report dedicati alle transazioni fuori policy.
3. Gestisci le tue spese in modo flessibile
Le spese non sono sempre individuali e a volte i dipendenti si trovano a coprire i costi per altre persone. Ad esempio, un pranzo o un viaggio pagato da un collega per un gruppo. Nei processi manuali la gestione delle transazioni in cui l’importo totale non può essere attribuito a un singolo dipendente risulta decisamente complessa.
Dividi le transazioni per una reportistica più accurata
Puoi suddividere transazioni uniche in più transazioni, in modo che un singolo importo possa venire diviso in quote e attribuito a persone diverse. Ciò garantisce che chi ha pagato per tutti non superi i limiti di spesa e che il reparto amministrativo abbia sempre informazioni accurate.
4. Tieni d’occhio le spese con una panoramica corretta e completa
Nel caso di acquisti effettuati con contanti o carte personali, i processi manuali non permettono di classificare facilmente le spese tra aziendali e personali o di suddividerle in categorie.
Categorizza automaticamente le spese per una visione più accurata
Gli amministratori possono creare regole personalizzate che consentono agli utenti di classificare le proprie spese in base alla categoria merceologica o di indicarle come aziendali o personali.
5. Togliti il pensiero dei rimborsi
A ogni spesa segue un rimborso. Ma con le procedure manuali l’intervallo tra la spesa, l’invio della nota spese e il rimborso può essere lungo, cosa che può mettere a dura prova l’umore e le finanze personali dei dipendenti.
Crea report e rimborsa i dipendenti in tempo utile
Puoi creare facilmente i report dei rimborsi dovuti ai dipendenti, in modo da velocizzare i pagamenti. Gli amministratori possono anche eseguire report ad hoc per evidenziare le spese fuori policy, in modo da sapere subito cosa debba essere accreditato.
Gestisci tutte le spese della tua azienda in un’unica piattaforma
Le nostre nuove funzionalità semplificano la revisione e il monitoraggio di tutte le spese aziendali.
Gestisci le spese anticipate dai dipendenti, imposta i profili delle policy di spesa e suddividi e categorizza facilmente le transazioni per una reportistica più accurata: il tutto da un’unica piattaforma.
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