5 modi per gestire facilmente i rimborsi spese   

Prova a chiedere ai tuoi collaboratori di stilare una classifica personale delle attività di cui devono occuparsi. Secondo te, dove potrebbero posizionarsi i rimborsi spese? Probabilmente all’ultimo posto.

Per ottenere il rimborso delle spese, i lavoratori sono tenuti ad allegare una quantità infinita di ricevute cartacee, compilare complicati fogli di calcolo e aspettare da una a quattro settimane per riavere indietro i soldi anticipati di tasca propria, mentre i responsabili amministrativi si trovano a dover passare in rassegna ogni singola transazione. Un processo noioso, dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori: non solo si corre il rischio di perdere denaro, ma anche di sprecare il budget e scombussolare le previsioni fatte in precedenza.

In tutto questo c’è però una buona notizia: i rimborsi spese non devono necessariamente essere un problema per le aziende. Anzi. Ci sono almeno cinque modi per rendere la loro gestione più semplice ed efficiente per tutti.

1. Fai chiarezza su ciò che può essere rimborsato e cosa no

Per gestire le spese in maniera efficace, è fondamentale avere una policy aziendale in materia di spesa. Con una chiara normativa di riferimento, per i manager e i responsabili amministrativi diventa molto più semplice elaborare e approvare le note spese.

Questo permette anche di evitare inutili discussioni perché la policy aziendale chiarisce immediatamente ciò che può essere rimborsato e cosa no. Niente equivoci né fraintendimenti. Inoltre, con una normativa scritta, nessuno potrà sostenere di non conoscere le regole o di averle fraintese. E questo finirà per dissuadere chiunque dal rivendicare un rimborso che in realtà non gli spetta.

Se i lavoratori dipendenti utilizzano il proprio denaro per conto dell’azienda per cui lavorano, hanno diritto a un rimborso spese dipendenti che li risarcisca dei pagamenti sostenuti, a patto che questi siano stati effettuati in ottemperanza alle policy aziendali.

È poi a discrezione di ogni azienda decidere di rimborsare costi che non sono necessariamente legati all’espletamento delle proprie mansioni quotidiane, come quelli legati allo sviluppo professionale. Una scelta di questo tipo ha indubbiamente degli effetti positivi sull’azienda stessa, poiché contribuisce a renderla attrattiva sul mercato.

Oltre a quello che il personale può e non può richiedere a titolo di rimborso, una buona policy aziendale dovrebbe anche stabilirne l’ammontare, e questo sempre per mantenere la spesa entro limiti ben delineati.

2. Semplifica il processo di rimborso

Ti sei mai domandato quanto sia difficile per il personale aziendale presentare una richiesta di rimborso spese? Gli errori possono essere dietro l’angolo, specialmente se il processo di richiesta consta di diversi passaggi. Una quantità esorbitante di note spese compilate in modo errato rallenta enormemente il lavoro dei reparti amministrativi; non solo finisce per complicarlo, ma causa anche inevitabili ritardi nei pagamenti e aumenta la probabilità di ulteriori errori.

Allora in che modo si può semplificare questo processo?

Ci sono almeno tre cose che puoi fare per cominciare:

Standardizzare le richieste di rimborso spese

Crea un modulo standard, indicando tutti gli elementi che devono necessariamente essere inclusi. Questo consentirà al tuo reparto amministrativo di non perdere tempo alla ricerca di informazioni mancanti. Nel momento in cui tutte le richieste di rimborso spese saranno compilate sulla base di questo modello predefinito, diventerà molto più facile controllarle e approvarle.

Stabilisci un unico canale di comunicazione per l’invio dei rimborsi spese

Per i reparti amministrativi è molto più semplice tenere traccia di tutte le richieste e del loro stato se le ricevono ad un unico indirizzo e-mail. Un altro metodo ancora più efficace è tramite una dashboard o un’app.

In mancanza di una procedura standard, è facile che le richieste di rimborso spese si perdano e diventi complicato tenerle sotto controllo. Immagina il caos che potrebbe crearsi se alcuni dipendenti inviassero le proprie richieste tramite email, mentre altri su Slack o lasciando semplicemente una nota spese su una delle scrivanie in contabilità.

Riduci il numero di documenti cartacei

I dipendenti potrebbero inviare online le foto delle proprie ricevute, cosa che richiede decisamente meno impegno che mettere da parte ogni singolo giustificativo. Inoltre, si scongiura il rischio di smarrire o danneggiare le ricevute, causando ulteriori problemi e intoppi.

3. Automatizza le attività amministrative monotone e ripetitive

Il motivo principale per cui il rimborso spese rappresenta ancora un problema per molte aziende è che, nella maggioranza dei casi, si tratta di un processo essenzialmente manuale.
Prima di autorizzare un pagamento, infatti, i responsabili amministrativi devono esaminare ogni singola voce contenuta all’interno della nota spese, abbinarla alla ricevuta corrispondente, confermare che si tratti di una spesa consentita dalla policy aziendale e, infine, inserirla nel sistema contabile.
Questo procedimento così complesso non è certo un esempio di efficienza.

Generalmente, l’elaborazione di una singola nota spese richiede circa 60 minuti. Considerato che un’azienda di 450 dipendenti genera circa 135 note spese al mese, questo significa che i tuoi collaboratori arrivano a dedicare 804 ore all’anno alla sola gestione delle note spese.

Ma con un software che automatizza la contabilità, non è più necessario dedicare ore del proprio lavoro a lunghe attività manuali. Il sistema, infatti, registra, verifica e classifica automaticamente le transazioni. E, a quel punto, approvarle e riconciliarle diventa un gioco da ragazzi.

Una buona piattaforma  avrà anche regole di spesa integrate e sarà possibile collegarla, senza problemi, ad altri software di gestione finanziaria.

A quel punto non sarà più necessario esaminare ogni singola transazione, perché il sistema bloccherà automaticamente eventuali spese non consentite o i pagamenti che superano un limite prestabilito. Inoltre, tutte le transazioni effettuate vengono automaticamente registrate all’interno del software di contabilità; il che significa che i tuoi collaboratori non dovranno perdere tempo a inserirle una per una.

4. Aumenta la visibilità in tempo reale

Oltre a un notevole risparmio di tempo, l’automazione della gestione spese ha un altro vantaggio fondamentale: ti garantisce il massimo controllo sul denaro aziendale, così
è più facile capire dove vengono spesi i soldi.

Ogni anno le aziende europee perdono 347€ miliardi a causa di controlli inadeguati sulle spese aziendali. Migliorare questi processi significa risparmiare enormi quantità di denaro.
Ma per far sì che questo avvenga, è necessario modificare alcune abitudini radicate, costruite per lo più su complicati fogli di calcolo e montagne di ricevute cartacee.

Questo modo di lavorare non consente ai reparti amministrativi di avere piena visibilità sull’impiego dei budget messi a disposizione e così si interviene quando è ormai troppo tardi, ossia quando i soldi sono già stati spesi.

Al contrario, le piattaforme automatizzate ti permettono di visualizzare le transazioni in tempo reale e, quindi, intervenire proattivamente. Inoltre, è più facile identificare eventuali sprechi di denaro; pensa soltanto agli abbonamenti duplicati, problema alquanto diffuso all’interno delle aziende.

5. Stop alle spese anticipate dai dipendenti

Il rimborso spese può diventare una procedura molto più efficiente grazie ad una chiara policy aziendale in materia di spesa e all’implementazione dell’automazione. Ma ancora meglio sarebbe eliminare completamente la necessità di rimborsare i dipendenti. Come?

Esistono almeno due modi per gestire le spese evitando ai lavoratori di anticiparle di tasca propria.

La prima soluzione è quella di dotare ogni dipartimento di una carta di pagamento aziendale. A quel punto, i dipendenti possono utilizzare la carta ogni volta che hanno bisogno di pagare qualcosa, per esempio un viaggio di lavoro o un abbonamento ad un software, o ancora nel caso in cui avessero necessità di acquistare forniture per l’ufficio.
In questo modo i lavoratori non dovrebbero più pagare con il proprio denaro e quindi si eliminerebbe la necessità di chiedere un rimborso.

L’utilizzo di carte di credito condivise, però, potrebbe creare alcuni problemi:

• Raramente i conti corrente sui quali vengono appoggiate le carte di pagamento si integrano con i software di contabilità e questo fa sì che l’inserimento dei dati e la riconciliazione debbano essere fatti manualmente.
• Poiché più persone condividono la stessa carta, è più difficile attribuire l’esecuzione di una transazione a chi l’ha effettivamente eseguita. Inoltre, si corre maggiormente il rischio che la carta venga utilizzata in modo improprio. E l’azienda che ha emesso la carta potrebbe non essere disposta ad annullare eventuali transazioni fraudolente, proprio perché è più difficile dimostrare che non siano state autorizzate.
• Anche se non è necessario compilare le note spese, il personale deve comunque mettere da parte tutti i giustificativi e poi condividerli con il reparto amministrativo.

Una soluzione alternativa potrebbe essere quella di assegnare ai membri del personale delle carte di pagamento collegate ad una dashboard centralizzata consultabile online.

Ogni dipendente riceve la propria carta con dei limiti di spesa, così non si corre il rischio di spendere oltre il dovuto. Inoltre, è possibile impostare regole per determinate categorie di spesa o autorizzarne soltanto alcune.
Quando viene effettuato un acquisto per motivi di lavoro, il dipendente può fotografare la ricevuta, caricarla tramite app e collegarla alla transazione cui si riferisce. Inoltre, è possibile collegare la dashboard al proprio software di contabilità in modo che le transazioni vengano automaticamente importate e classificate.

Non è necessario ricorrere ai rimborsi, chiedere di compilare pile di documenti o importare e riconciliare manualmente le transazioni. Con questo sistema è molto più facile vedere esattamente chi spende quanto e soprattutto lo si può fare in tempo reale.

Semplifica la gestione delle spese

Nessuno può trarre vantaggio da un processo di gestione spese poco scorrevole e per nulla intuitivo.  Non solo è frustrante per il personale, ma finisce anche per ostacolare il lavoro del reparto amministrativo, rallentandolo enormemente. Le conseguenze sono il superamento dei limiti di spesa e la mancanza di visibilità che, a loro volta, possono creare problemi nei flussi di cassa e ostacolare la crescita aziendale.

Semplificare il processo di gestione delle spese, renderlo più intuitivo e aumentare la visibilità sulle uscite aziendali sono tutte azioni che permettono di utilizzare al meglio le risorse disponibili e accedere a dati utili ai fini della crescita del tuo business.

Con Soldo puoi impostare regole e limiti di spesa, registrare automaticamente le transazioni e avere piena visibilità sulle spese sostenute da chiunque all’interno dell’azienda.