Lavoro ibrido: 5 consigli per gestire efficacemente i team amministrativi

La pandemia ha reinventato il nostro modo di lavorare, introducendo dapprima lo smart working, e poi la sua naturale evoluzione, ossia il lavoro ibrido.

Questa nuova modalità di lavoro, che ha indubbiamente molti vantaggi, sia per i dipendenti che per le aziende, non solo favorisce un maggiore equilibrio fra vita privata e lavoro, ma garantisce anche il coinvolgimento di chi era precedentemente limitato a causa di impegni familiari o problemi di mobilità.

Per adattarsi a questo nuovo modo di lavorare, CFO e responsabili finanziari devono adottare una serie di misure che rispondano adeguatamente alle nuove sfide del lavoro ibrido: piattaforme cloud, sicurezza della rete informatica, definizione di una chiara cultura aziendale e di policy di spesa, trasparenza e partecipazione. Ma cosa si può fare in concreto per favorire la collaborazione a distanza?

1.     Adotta un software basato completamente su cloud

La tecnologia cloud consente ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo, senza essere vincolati a un software basato sul server: nell’ambiente virtuale è possibile reperire le stesse informazioni disponibili in ufficio; i dipendenti possono accedere ai dati e ai documenti di cui hanno bisogno in totale sicurezza e senza la necessità di spostarsi dal luogo in cui si trovano.

Siamo certi che la maggior parte dei CTO abbia già optato per questa soluzione. Tuttavia, l’integrazioni di software aziendali dovrebbe sempre essere presa in considerazione per potenziare il lavoro a distanza e gestire i flussi di lavoro in modo efficace, e non soltanto quando si tratta di gestire la contabilità.

Le soluzioni cloud supportano le aziende in una serie di aree funzionali, tra cui la compilazione dei libri contabili, la contabilità di fornitori e clienti, il consolidamento del bilancio di gruppo e la gestione dell’inventario (per le aziende che vendono beni fisici).

L’utilizzo di un software in cloud per gestire i processi contabili semplifica enormemente la vita ai reparti amministrativi che lavorano da remoto. L’inserimento manuale dei dati richiede generalmente tempo e grandi sforzi, mentre la sincronizzazione istantanea gioca a loro favore in quanto consente di beneficiare di processi più semplici ed efficienti.

E tutto questo a vantaggio della produttività aziendale. I reparti amministrativi, infatti, non dovranno più occuparsi soltanto della contabilità o dell’inserimento dei dati, ma potranno offrire un vero supporto alla crescita aziendale.

2.     Investi nella sicurezza informatica

Specialmente quando si lavora da remoto, è opportuno prestare particolare attenzione alla sicurezza informatica della propria azienda. Le comunicazioni avvengono per lo più online e questo fa sì che i dati e le informazioni aziendali possano essere sottratte più facilmente. Senza contare che i dipendenti, nella necessità di effettuare pagamenti, potrebbero ritrovarsi a condividere dispositivi e password, compromettendo ancora di più la sicurezza delle risorse e dei dati aziendali.

Generalmente, per tutelare la privacy ed evitare il furto di informazioni, l’azienda richiede ai propri collaboratori di digitare un passcode ricevuto via SMS o scansionare un codice QR tramite un’apposita app di autenticazione, per esempio Google Authenticator o Microsoft Authenticator.

Ma è altrettanto importante fornire ai dipendenti gli strumenti e le tecnologie di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro da remoto. Coloro che hanno la necessità di effettuare delle spese, per esempio, dovrebbero ricevere delle apposite carte virtuali, per eliminare qualsiasi rischio legato alla condivisione delle carte aziendali e consentire di effettuare acquisti in totale sicurezza.

3.     Crea dei flussi di lavoro personalizzati

Gestire una forza lavoro ibrida potrebbe sembrare complicato; in realtà, con le giuste metodologie, è possibile lavorare in maniera produttiva ed efficiente. Prima di tutto è fondamentale standardizzare i processi aziendali ricorrenti.

Tra le responsabilità quotidiane dei reparti amministrativi compaiono la tenuta della contabilità e le attività di forecasting.

Dall’altra parte i direttori finanziari o le figure manageriali all’interno del team devono occuparsi di definire dei flussi di lavoro e dei processi operativi pensati appositamente per rispondere alle esigenze dei team ibridi. Per esempio, potrebbe essere utile creare una lista di controllo con tutte le attività da svolgere: i CFO possono così avere completa visibilità sull’operato svolto dai propri collaboratori e sul rispetto delle scadenze.

4.     Monitora le spese aziendali in tempo reale

Ti stai chiedendo quale sia lo strumento più adatto per controllare in tempo reale le spese sostenute da tutti i dipendenti che lavorano in modalità ibrida? In passato sarebbero state le carte di credito aziendali, ma oggi non è più così. L’unico modo è attraverso una piattaforma all’avanguardia di gestione delle spese.

Strumenti innovativi come Soldo consentono ai dipendenti di acquistare i prodotti o i servizi di cui hanno bisogno, con transazioni aggiornate in tempo reale sulla piattaforma e sincronizzate in automatico con i principali software di contabilità in cloud.

I dipendenti devono semplicemente caricare la ricevuta e classificare la transazione secondo categorie predefinite che trovano corrispondenza nei principali software di contabilità basati sul cloud. Questo risolve definitivamente i problemi legati alla gestione delle note spese e alla riconciliazione alla fine del mese. Un vero cambio di rotta, specialmente ora che i dipendenti non si trovano fisicamente in ufficio.

Inoltre, è possibile impostare regole di spesa per limitare i pagamenti e controllare l’utilizzo delle carte in base alle transazioni. In aggiunta, i membri del reparto amministrativo possono intervenire e bloccare le carte dei dipendenti che effettuano transazioni non in linea con la policy aziendale.

5.     Organizza riunioni settimanali con il tuo team

Specialmente quando non si lavora fisicamente in ufficio, è fondamentale stabilire delle regole di interazione per una comunicazione chiara e trasparente.

I CFO dovrebbero organizzare delle riunioni settimanali con il proprio team per migliorare la collaborazione e condividere conoscenze, informazioni o problemi.

Una cultura organizzativa aperta favorisce l’inclusione e fornisce pari opportunità ai dipendenti in ottica di sviluppo della propria carriera. Ogni azienda può inoltre fare affidamento su una forza lavoro diversificata, resa possibile proprio dal lavoro ibrido.

Sfrutta al meglio questa opportunità

Il passaggio a un modello organizzativo ibrido è un’opportunità unica per i responsabili finanziari. Non solo hanno finalmente la possibilità di automatizzare e perfezionare i processi lavorativi, ma anche di rispondere meglio alle esigenze personali dei propri collaboratori.

Individuare le best practice per la gestione dei team amministrativi ibridi è un ottimo modo per semplificare la funzione finanziaria, ma anche per attrarre e trattenere in azienda i migliori talenti.