Dal 1952, CATS Education – oggi conosciuta come CATS Global Schools – offre un’istruzione di altissima qualità grazie a una rete internazionale di convitti. Con sede centrale a Cambridge, CATS è presente con campus a Canterbury e Londra nel Regno Unito e a Boston negli Stati Uniti.
Il gruppo gestisce attualmente nove scuole, con programmi che spaziano dall’infanzia all’istruzione superiore, e recluta sia personale che studenti a livello internazionale.
Abbiamo parlato con Claire Graham-Rudd (Finance Manager), Joanna Mazurkiewicz (Accounts Payable e Banking Assistant) e Niki Clay (Accounts Payable e Banking Manager) per scoprire com’era la gestione delle spese prima e dopo l’adozione di Soldo.
Le sfide recenti nel settore dell’istruzione
Come è avvenuto per tutte le scuole, la pandemia da Covid-19 ha avuto un impatto fortissimo su CATS. Per due anni le limitazioni sugli spostamenti, unite alla chiusura delle scuole, hanno impedito all’attività di crescere. E si sta ancora lavorando duramente per tornare alla normalità.
Con l’inflazione ai massimi storici da 40 anni, l’aumento dei costi rappresenta una seria minaccia, soprattutto considerando che le spese non legate al personale costituiscono circa il 30% del budget scolastico. CATS non fa eccezione: il forte numero di studenti residenti rende particolarmente critici i rincari su energia e pasti. Per contrastare l’impatto economico, l’organizzazione ha già introdotto misure di risparmio energetico.
Gestione delle spese prima di Soldo
Prima di implementare Soldo, CATS si affidava a carte di credito, anticipi personali e rimborsi spese. Il carico amministrativo era considerevole. La struttura operativa non aiutava: le decisioni finanziarie venivano prese dalla sede di Cambridge, ma applicate in tutti i campus, con ulteriore lavoro burocratico. Il team stimava che servisse l’equivalente di una mezza risorsa a tempo pieno solo per gestire questa mole.
In media, il team elaborava tra 1.200 e 3.000 transazioni al mese, ovvero da 40 a 100 operazioni per persona. Si trattava di spese provenienti da più reparti: operativo, commerciale, marketing, strutture e manutenzione – che gestivano uscite per escursioni, pubblicità online, catering, trasferte e attrezzature.
I rimborsi per gli anticipi erano lenti e frustranti per tutti. I dipendenti ne risentivano e gli errori di inserimento causavano problemi nella riconciliazione e nella previsione. Con i processi manuali, mancava la visibilità in tempo reale: i team dovevano attendere la fine del mese per avere un quadro completo delle spese.
Anche i software di gestione viaggi e spese usati in precedenza non fornivano una visione completa delle spese in tempo reale. Le uscite per hotel, materiali didattici, articoli personali per studenti, taxi e pasti restavano difficili da tracciare e controllare.
Per poter reagire rapidamente all’aumento dei costi e ottimizzare le spese non legate al personale, CATS aveva bisogno di uno strumento unico da cui monitorare, assegnare e pianificare budget su tutta l’organizzazione.
L’approdo a Soldo
La gestione manuale stava rallentando il lavoro, così si è deciso di adottare una nuova soluzione. Soldo si è dimostrata perfetta per le esigenze di CATS.
Con l’introduzione del sistema, al personale sono state assegnate carte Soldo per effettuare gli acquisti necessari senza dover condividere strumenti di pagamento o attendere autorizzazioni lente. Ogni volta che effettuano una spesa, i dipendenti scattano una foto della ricevuta e la associano alla voce corretta tramite l’app mobile. Il team finanziario ottiene così tutti i dati in tempo reale, senza dover aspettare la fine del mese.
“In questo modo responsabilizziamo i singoli, non solo noi. Ora chiediamo a ogni persona di caricare direttamente la propria ricevuta, e possiamo gestire tutto da lì.” – Claire Graham-Rudd, Finance Manager
Il controllo è mantenuto tramite limiti geografici e soglie di spesa impostate sulle carte. Con le ricariche automatiche attivate, i fondi sono sempre disponibili. CATS può così strutturare la gestione delle spese secondo la propria organizzazione, distribuendo fondi, ruoli e responsabilità, e monitorando i costi per paese, scuola, team o singolo utente.
La flessibilità di Soldo consente di configurare budget differenziati per ogni dipendente, facoltà o funzione, e di adattarsi alle diverse procedure degli uffici acquisti nei vari Paesi.
Come racconta Claire, “Soldo ci ha permesso di ottimizzare il nostro processo di gestione delle spese e di lavorare in modo più efficiente.”
I vantaggi per i dipendenti
Ora il personale non deve più attendere approvazioni, ricevere contanti o aspettare rimborsi. Si sente responsabilizzato: può tenere traccia delle spese in tempo reale e rendicontarle immediatamente.
Non servono più lunghi moduli cartacei: tutti possono concentrarsi su ciò che conta davvero, come attrarre nuovi studenti e migliorare l’esperienza educativa. Chi gestisce gli acquisti è molto soddisfatto:
“Soldo è davvero intuitivo. Molto immediato. Cercavamo un sistema che fosse il più intuitivo possibile, visto che molte persone lo utilizzano a diversi livelli, e questo è davvero ottimo.” – Niki Clay, Accounts Payable e Banking Manager
Uno sguardo al futuro
Il team di CATS Global Schools vede in Soldo un alleato anche per il futuro. Funzionalità come i promemoria automatici aiutano a caricare fatture e codici nei tempi corretti. Con l’accesso ai dati in tempo reale, la rendicontazione e l’analisi sono molto più avanzate.
Le prossime priorità includono il confronto delle spese anno su anno, l’impostazione di limiti più dettagliati, l’analisi per categoria e la definizione di nuovi budget. Obiettivi che prima non erano nemmeno immaginabili. Ora possono anticipare i problemi, anziché dover reagire a emergenze.
Per Claire, una cosa è chiara: “Più il sistema è in grado di fare cose per noi con i dati di spesa non elaborati, meglio è.”
Soldo continuerà a collaborare con CATS per aiutarli a ottenere il massimo dalla piattaforma, risparmiando tempo e lavoro amministrativo. La chat live è una risorsa molto apprezzata:
“È così rapida,” ha affermato Joanna Mazurkiewicz.
Nonostante le difficoltà affrontate negli ultimi anni, a CATS Global Schools c’è grande entusiasmo all’idea di migliorare ulteriormente la gestione finanziaria e il controllo delle spese.
Claire afferma che “tra un anno la nostra posizione sarà molto diversa.”
Per saperne di più su come Soldo aiuta chi opera nel settore dell’istruzione clicca qui.
